به منظور انتقال علوم مختلف و گسترش آنها، نیاز به بستری مناسب شدیدا احساس می گردد. در این خصوص می توان برگزاری همایش ها و کنفرانس های مختلف را بهترین راهکار به منظور ارائه دستاوردهای علمی و نشر آنها دانست. برای نقد و بررسی صحیح این یافته های علمی در جوامع نیز نیازمند برگزاری همایش و کنفرانس های علمی هستیم.

در حالت کلی این محافل می توانند افرادی را که دانش مشترکی دارند گرد هم آورند تا آنها بتوانند در مورد ایده ها و موضوعات مرتبط با موضوع مورد نظر به بحث و تبادل نظر بپردازند. برگزاری همایش و کنفرانس می تواند در سطوح مختلف و در مورد هر موضوعی انجام بگیرد. برنامه ریزی، استفاده از منابع مناسب و به روز، زمان، به کارگیری نیروی اجرایی مناسب را می توان چند مورد از ارکان مهم در برگزاری همایش و کنفرانس موفق دانست.

اما قبل از هر چیزی بهتر است با تعریف کلی همایش و کنفرانس آشنا شده و سطوح مختلف آنها را بشناسیم.

برگزاری همایش، سمینار بدون مجوز از اماکن ممکن است؟

ممکن است برای برگزاری همایش و کنفرانس هایی در سطح کوچکتر نیازی به اخذ مجوز نباشد ولی برای همایش هایی که در سطوح استانی، کشوری و یا ملی و بین المللی برگزار می شوند اخذ مجوز ضرورت دارد. مجوز اماکن همان طور که در بالا اشاره کردیم باید تحت نظر نیروی انتظامی صادر گردد که برای اغلب همایش ها مورد نیاز است.

اهمیت این موضوع زمانی پر رنگ تر می شود که همایش و کنفرانس در سطح بین المللی و یا کشوری برگزار گردد که حتما اخذ مجوزهای لازم ضرورت خواهد داشت. لازم به ذکر است که برگزاری همایش ها بدون مجوز نمی تواند وجه رسمی داشته باشد و در حقیقت قانونی نخواهد بود.

بر اساس قوانین کشوری برگزاری همایش و کنفرانس بدون مجوز، قانونی نبوده و عوامل اجرایی آن مرتکب تخلف شده اند. پس برای جلوگیری از بروز مشکلات بعدی به این نکته اساسی توجه بیشتری داشته باشید.

با توجه به مطالبی که عنوان شد در صورتی که به فکر برگزاری همایش و یا کنفرانس هستید باید مجوزهای لازم را اخذ کرده و شماره آن را در تمامی تبلیغات همایش درج کنید. با درج شماره مجوزها، مخاطبین نیز می توانند با استعلام شماره، به قانونی بودن و رسمیت همایش اطمینان داشته و با اطمینان خاطر در آن حضور یابند.

برگزاری همایش بدون نیاز به مجوز از اماکن در سالن همایش اصفهان تالار شریعتی

تالار شریعتی به عنوان یک سالن همایش در اصفهان است که می تواند مکانی مناسب برای اجرای همایش ها و کنفرانس ها در سطح شهر اصفهان در اختیارتان قرار دهد. این تالار برای برگزاری همایش ها ظرفیت متناسبی داشته و امکانات خوبی را در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد.

در صورت برگزاری همایش ها و کنفرانس های خود در این تالار معمولا نیازی به اخذ مجوز از اماکن ندارید و تنها اخذ مجوز از سازمان های مرتبط به موضوع همایش کافی خواهد بود.

همایش چیست؟

برای همایش می توان تعاریف متفاوتی ارائه نمود ولی در حالت کلی می توان آن را نوعی گردهمایی معرفی کرد. در این گردهمایی افراد می توانند در مورد موضوعی خاص به بحث و گفتگو بپردازند و از یافته های یکدیگر مطلع گردند. البته همانطور که اشاره کردیم می توان برای همایش تعریف های متعددی را ارائه کرد.

برای برگزاری همایش چه مجوز هایی لازم است؟

با توجه به نوع همایش، به منظور برگزاری هر چه بهتر آن ضرورت دارد مجوزهای مورد نیاز را از سازمان های مربوطه دریافت کنید. در گام نخست دبیر اجرایی همایش وظیفه دارد تا برای دریافت این مجوزها اقدامات لازم را انجام دهد. پس از دریافت مجوز از سازمان ها و موسسات مربوطه، نوبت به دریافت مجوز اماکن از نیروی انتظامی می رسد. تالار شریعتی می تواند در تمام این مراحل در کنار شما باشد.

در ایران برای برخی از همایش ها گاها نیاز به مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است که پس از طی مراحل قبلی باید در این مرحله مجوز این وزارتخانه را نیز دریافت کنید.

کنفرانس به چه معنایی است؟

کنفرانس را می توان جلسه ای رسمی معرفی کرد که در آن افرادی که علاقمند به یک موضوع خاص هستند، شرکت می کنند. ممکن است حاضرین در کنفرانس که معمولا برگزاری آن چند روز به طول می انجامد، در یک زمینه خاصی دارای تخصص مشترکی باشند. هدف اصلی از برگزاری کنفرانس بررسی مشکلات و مسائل مختلف در مورد موضوعی خاص است که همراه با ارائه راهکارهای مختلفی برای رفع آنها خواهد بود.

برگزاری کنفرانس می تواند در قالب سخنرانی، میزگرد، پرسش و پاسخ و ارائه گزارش و در سطوح مختلف محلی، صنفی و یا بین المللی باشد. تعداد افراد شرکت کننده در کنفرانس نیز متغیر است و می تواند در بازه چند نفر تا چند صد نفر برگزار گردد.

سطح همایش

برگزاری همایش های مختلف باید بر اساس سطح برگزاری آنها برنامه ریزی و اجرا شوند. این مسئله بسیار مهم است که می تواند در نحوه اجرا و کیفیت همایش تاثیرگذار باشد. در حالت کلی سطح جغرافیایی می تواند سطح همایش را تعیین کند که سطوح مختلف به قرار زیر است:

1. همایش منطقه ای: در این سطح از همایش ها که در منطقه جغرافیایی خاصی برگزار می گردد، صاحب نظران شرکت کننده در مورد مسائل منطقه ای به بحث و تبادل نظر می پردازند. به عنوان مثال همایش شهرداری پایتخت کشورهای غرب آسیا و همایش مدیران مناطق شهری را می توان نمونه هایی از این سطح همایش دانست.
2. همایش محلی: در صورتی که افراد شرکت کننده در همایش از یک واحد جغرافیایی بوده و به مسائل مرتبط با همان حوزه بپردازند، به آن همایش محلی گفته می شود.
3. همایش ملی: در همایش ملی افراد از سراسر کشور  می توانند شرکت کنند و به همین دلیل همایش نیز به زبان رسمی کشور برگزار خواهد شد.
4. همایش بین المللی: در همایش های بین المللی به لحاظ جغرافیایی هیچ محدودیتی وجود ندارد و سازمان ها و انجمن های خارجی از یک یا چند کشور می توانند در آن حضور داشته باشند. مسلما موضوع و هدف چنین همایش هایی بین المللی خواهد بود. در همایش های بین المللی سعی می شود تا از مقاله های علمی شرکت کنندگان خارجی و سخنرانی های آنها نیز استفاده شود.

نکته:

سطوح دیگری را نیز می توان برای همایش معرفی نمود که موضوعی، صنفی و … نمونه هایی از آنها هستند. در بین تمام این سطوح، سطح جغرافیایی مهمترین نوع آنها محسوب می گردد که برای برگزاری آنها باید دقت و توجه بیشتری داشته باشید.