برگزاری همایش ها و کنفرانس ها از مواردی هستند که این روزها بسیار مورد توجه قرار گرفته‌اند. تشریفات همایش هم موضوع بسیار مهمی است و دغدغه ی همه ی افرادی است که قصد برگزاری همایش و سمینار دارند. در یک همایش و دورهمی اجتماعی تامین رفاه و امکانات کافی برای شرکت کنندگان بسیار مهم می باشد. پس در زمان برگزاری همایش، باید یک تیم پذیرایی برای استقبال از شرکت کنندگان و راهنمایی آنها هنگام ورود به سالن همایش تشکیل شود. این بخش در دسته تشریفات برگزاری همایش و خدمات سالن همایش قرار می‌گیرد و به شما کمک می‌کند که همایش خود را به صورت حرفه‌ای و کامل برگزار کنید و تمامی حاضرین در همایش شما حس خوبی خواهند داشت.

وجود آب و نوشیدنی‌های دیگر از الزامات تشریفات است. امکانات و تشریفات موجود در یک همایش نشان دهنده میزان توجه شما به شرکت کنندگان است و در صورت وجود نقصی در امکانات و تشریفات سالن هم شما و هم شرکت کنندگان از وضعیت موجود ناراضی خواهید بود. زمانی که شرکت کنندگان ساعت های طولانی در سالن حضور دارند، قطعا نیاز به پذیرایی خواهند داشت، و برای ایجاد رفاه و راحتی حاضرین شما می توانید با استفاده از خوراکی های مناسب همراه با نوشیدنی و آب از آنها پذیرایی کنید.و ضمنا پذیرایی نشان دهنده میزان احترام شما نسبت به شرکت کنندگان می باشد.

علت اهمیت تشریفات در همایش ها چیست؟

در برگزاری همایش ها و سمینارها انجام تشریفات و پذیرایی از دعوت شدگان امر بسیار مهمی است و هر چه تشریفات و پذیرایی بهتر باشد شرکت کنندگان در همایش هم ساعت خوش تری را در کنار شما می گذرانند و تصویر خوشی از همایش شما در ذهنشان باقی می ماند.شما بایستی علاوه بر تشریفات و پذیرایی مناسب امکانات مورد نیاز برای همایش را هم آماده کنید.

تشریفات برگزاری همایش شامل چه مواردی است؟

برای انجام یک تشریفات عالی و درجه یک باید به موارد مهمی توجه کنید که به چند مورد آن اشاره خواهیم کرد:

• برنامه ریزی: از مهمترین موضوعاتی است که در تشریفات برگزاری همایش مورد توجه قرار می‌گیرد و به تعیین موضوع همایش، محتوا، زمان و مکان همایش می‌پردازد.
• طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی : در تشریفات برگزاری همایش ها منظور از طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی، بروشورها، پوسترها، کارت های دعوت و سایر مواد تبلیغاتی می باشند.
• رزرو فضا برای برگزاری همایش : از دیگر مواردی که در تشریفات برگزاری همایش باید به آن توجه داشته باشید رزرو به موقع جا و فضا است. اصولا شما بایستی حداقل ۲ تا ۳ ماه قبل برای رزرو فضا اقدام کنید و تا مشخص نشدن مکان همایش اقدام به تبلیغات نکنید.
• پذیرایی:در زمان برگزاری همایش، باید یک تیم پذیرایی حرفه ای و ماهر برای استقبال از دعوت شدگان و راهنمایی آنها برای ورود به محل برگزاری همایش تشکیل شوند. 
• حضور سخنرانان و مدیریت برنامه : در همایش باید مجری فضای همایش را مدیریت کند و اجازه ندهد بی‌برنامگی حضار را اذیت کند و با مدیریت برنامه همایش را به بهترین شکل به انجام برساند.
• آماده‌سازی امو فنی و تجهیزات : برای برگزاری همایش، امکانات و تجهیزاتی مانند پروژکتور،سیستم صوتی و تصویری سیستم و نورپردازی و تجهیزات مورد نیاز دیگر هم حتما باید تهیه شوند. 

حضور مجری و سخنران 

هر همایش و رویدادی نیاز به یک مجری با فن بیان بالا و مسلط دارد تا با هماهنگی کامل با اتاق فرمان آیتم‌ها را طبق برنامه اجرا کند و با مدیریت حواشی و رساندن مفهوم و ابعاد مهم رویداد همایش را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند.

استفاده از تیم های طراحی و دیزاینر

شما باید به هنگام برگزاری همایش از یک تیم طراحی و دیزاینر حرفه ای و متخصص کمک بگیرید و سالن همایش را دیزاین کنید. استفاده از تزیینات مناسب در تشریفات همایش باعث می شود که شرکت کنندگان هنگام ورود به سالن همایش حس خوبی نسبت به محیط پیدا کنند. تزیینات و دیزاین هم باید متناسب با موضوع همایش باشد. معمولا از گل های طبیعی برای تزیین و دیزاین سالن استفاده می کنند. در هر همایشی می توانید از گل های مناسب برای انجام تزیینات استفاده کنید.

مدیریت تجهیزات مورد نیاز و امور فنی

 برای برگزاری همایش، باید سالن مجهز به امکانات حرفه ای و تجهیزات فنی مانند پروژکتور، سیستم صوتی تصویری، و سیستم هوشمند و سیستم نورپردازی و … باشد. این وسایل باید در روز و ساعت مشخص و معینی در سالن همایش آماده شوند تا شما بتوانید یک همایش موفقی را برگزار کنید. تشریفات برگزاری همایش هر چه بهتر پیش برود، به همان اندازه موفقیت شما هم بیشتر خواهد بود.

استفاده از تراکت و بروشورهای تبلیغاتی

 نصب بیلبورد در مکان برگزاری همایش، برای ایجاد نظم و اطلاع رسانی بهتر به دعوت شدگان می باشد. منظور از تراکت و چاپ مواد تبلیغاتی در تشریفات همان طراحی و چاپ بروشورها، پوسترها، کارت های دعوت و سایر مواد تبلیغاتی است که از مهمترین بخش‌های همایش است و باید مورد توجه قرار گیرد. شما می توانید برای اثربخشی همایش خود به افراد حاضر در همایش بروشور بدهید.

تدارک پک پذیرایی و توضیح خوراکی

پذیرایی از خدمات تشریفات همایش است و باید به بهترین شکل ممکن انجام شود. نوع خوراکی، نوشیدنی و ظروف باید متناسب با شان مهمانان انتخاب شوند. و مسلما نوع پذیرایی نشان دهنده میزان احترام شما نسبت به شرکت کنندگان در همایش می باشد.بعد از مشخص شدن تعداد میهمانان شما بایستی بسته های پذیرایی آماده کنید و خوراکی و نوشیدنی مناسب و آب را به صورت پک آماده کنید و از حضار شرکت کننده در همایش پذیرایی کنید.

انتخاب بهترین تیم برای مدیریت تشریفات همایش در اصفهان

 شما باید به هنگام برگزاری همایش از یک تیم حرفه ای و متخصص در این باره کمک بگیرید.در این صورت، دیگر هیچ دغدغه ای در این باره نخواهید داشت. برای برخورداری از خدمات تشریفات همایش در اصفهان و برای انجام یک پذیرایی محترمانه و با ارزش از مهمانان خود شما می توانید از یک مجموعه معتبر کمک بگیرید و توصیه می شود که قبل از برگزاری مراسم حتما درباره ی نوع خوراکی ها با هم مذاکره نمایید تا در روز برگزاری هیچ مشکلی از این بابت نداشته باشید.